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Projektziele

Wer kein Ziel hat, macht sich nicht auf den Weg

Ein Projekt ohne Ziele gibt es nicht. Das wäre Beschäftigungstherapie. Jedes Projekt braucht klare Ziele, die erreicht werden müssen. Alle Pläne und alle Aktivitäten richten sich danach aus, diese Ziele zu erreichen. Man sollte meinen, dass diese Binsenweisheit so selbstverständlich ist, dass sie gar nicht erwähnt werden muss. Ich stelle jedoch immer wieder fest, dass es mit den Projektzielen wohl doch nicht immer so ganz einfach ist. Nicht selten habe ich erlebt, wenn ich als Berater zu Kunden ins Projekt kam und nach den Zielen fragte, dass sie nicht schriftlich formuliert waren, oder es gab ein paar alte Folien aus der Zeit der Vorüberlegungen, auf denen ein paar vage Zukunftshoffnungen, was das Projekt an Vorteil bringen möge, festgehalten waren. Für manche Projekte gab es auch Zielvorgaben wie:
Die Sachbearbeitung soll effektiver sein.
Die Anwendungen sollen modernisiert werden.
Das Betriebsklima ist zu verbessern.

Dies sind keine Ziele. Das sind gute Vorsätze oder Absichten oder auch Wünsche.

Was ist nun ein Projektziel?

Die Definition für ein Ziel kann so aussehen:
Ein Ziel liegt in der Zukunft.
Es ist vorstellbar und realistisch.
Das Erreichen kann gedanklich vorweggenommen werden.
Das Erreichen ist nur durch aktives Handeln möglich.
Das Ziel wird bewusst angestrebt.
Das Erreichen ist gewünscht.
Die Entscheidung für das Ziel ist bewusst getroffen worden.
Im Interesse des Erreichens werden Einschränkungen und Anstrengungen in Kauf genommen.

Nach dieser Definition sind das keine Ziele:
was sowieso in der Zukunft eintreten wird, oder
was ohne Aktivität "erwartet" werden kann, oder
Ereignisse, die zufällig eintreten können, oder
Ereignisse, die nicht erwünscht sind.
Beispiele:
Überalterung der Technik
Überflüssigwerden von Anwendungen
Abnutzung der Hardware

Beschreibungen von Problemlösungen sind auch keine Projektziele. Beispiel:
In einem Versandhaus dauert die Bearbeitung von Bestellungen zu lange. In Zukunft sollen die Kunden ihre Bestellungen auch nachts per Fax durchführen können.
Beschreibungen von Wegen zur Problemlösung:
Es werden 30 Fax-Geräte angeschlossen und 16 Mitarbeiter neu eingestellt.

Für Projekte ist es sehr wichtig, zwischen Zielen und Nicht-Zielen zu unterscheiden.

Bei den Zielen ist zu unterscheiden:
muss unbedingt erreicht werden; andernfalls ist das Projekt gescheitert
sollte erreicht werden, um den Erfolg des Projektes zu steigern
kann auch erreicht werden, muss jedoch nicht unbedingt.

Genau so wichtig wie die Ziele sind auch die Abgrenzungen, welche definiren, was im Projekt nicht enthalten bzw. nicht gewollt ist.

Es ist außerordentlich wichtig, die Projektziele UND die Abgrenzungen im Vorfeld eines Projektes zu definieren und schriftlich fest zu legen.

Zwischen dem Auftraggeber und dem Projektleiter müssen deshalb mindestens folgende Punkte schriftlich vereinbart werden:
Muß-Ziele: Wenn die nicht erreicht sind, ist das Projekt gescheitert.
Nachweis: Wie das Erreichen der Ziele geprüft/nachgewiesen werden soll.
Abgrenzungen: Ergebnisse, die nicht angestrebt werden, weil sie nicht zum Inhalt dieses Projektes gehören. Sollten sie trotzdem erreicht werden, wird ein entsprechender Aufwand nicht bezahlt. Diese Ergebnisse können das Nichterreichen der Ziele nicht ausgleichen.

Die Ziele für ein DV-Projekt stehen nicht für sich allein. Sie sind so zu wählen und zu begründen, dass sie der Erreichung der strategischen Ziele des Unternehmens dienen. So stellt sich die logische Abhängigkeit von Zielen dar:

Aus den Unternehmenszielen leiten sich die Ziele der Fachabteilungen ab. Die Fachabteilungen werden DV-technisch unterstützt. Demnach müssen die DV-Anwendungen so konzipiert sein, dass sie die Fachabteilungen bei der Erreichung ihrer Ziele unterstützen. Nur, wenn die Fachabteilungen ihre Ziele erreichen, lassen sich auch die Gesamtziele des Unternehmens erreichen. Aus den Zielen der DV- und der jeweils betroffenen Fachabteilung leiten sich deshalb immer auch die Projektziele ab.

In Hinblick auf die Ziele eines Projektes muss deshalb immer gefragt werden:
Welche Bedeutung hat das Projekt im Gesamtunternehmen?
Wie kann die höchstmögliche Unterstützung durch das Management für das Projekt gesichert werden ?
Welche Konsequenzen für die betroffene Fachabteilung und somit für das Gesamtunternehmen hätte ein Scheitern des Projektes?
Wie steht das Projekt in "Konkurrenz" (z.B. um Fachleute, Ressourcen) zu anderen Projekten?

Für uns als Berater ist deshalb die erste Aufgabe in fast jedem neuen Projekt die Ziele "dingfest" zu machen. Sehr häufig werden erst dann Widersprüche oder unterschiedliche Vorstellungen über Inhalte, Qualitätsmerkmale, Prioritäten etc. der Auftraggeber bzw. aller an einem großen Projekt Beteiligten, deutlich.

Zu klären ist deshalb:
- Was soll gemacht werden?
- Was soll damit erreicht werden?
- Preferrierte Wege zum Ziel (inkl. Milestones)
- Wie viel darf es kosten?
- Bis wann muss das Ergebnis vorliegen?
- Für wen ist das Ergebnis bestimmt?
- Wer prüft den Erfolg/die Qualität?
- Was sind die Prüfungskriterien?
- Wie wird geprüft?
- Was muss mindestens erreicht werden?
- Welche Leistungen gehören nicht dazu?
- Was darf nicht passieren?
- Kennt jeder Betroffene die Ziele?
- Haben alle das gleiche Verständnis?

Wichtig hierbei ist, messbare Aussagen zu bekommen und realistische Ziele aus einem realen Zusammenhang zu definieren.

Unser Auftraggeber möchte das Beste und Feinste sofort und in tadelloser Qualität. Wir würden es gerne so liefern. Leider brauchen wir dafür Zeit, Fachleute und Ressourcen. Das kostet Geld. Manches lässt sich technisch auch gar nicht in der Form umsetzen, wie es wünschenswert wäre. Mein Traumauto zum Beispiel, würde maximal vier Liter auf 100 Km verbrauchen und den Sprit beim Fahren in Vitaminstoffe für die Bäume umwandeln. Es hätte einen kombinierten Sprung-Flug-Mechanismus, mit dem ich mich bei Staus seitlich absetzen und davonfliegen könnte. In der Natur kennen wir vergleichbare Superobjekte. Es sind die eierlegenden Wollmilchsäue mit Blindenhund-Diplom.

Die Zielvorstellungen unserer Auftraggeber für DV -Projekte kommen gelegentlich durchaus in die Nähe solcher Idealbilder. Es ist die Aufgabe des Projektleiters, für realistische Ziele zu sorgen, die auch wirklich unter den gegebenen Umständen von den Leuten mit den Mitteln in der Zeit realisiert werden können, die zur Verfügung stehen.

An dieser Struktur man sich orientieren:

Zielbildung aus dem Zusammenhang realer Gegebenheiten

Matrix zur Ermittlung von Anforderungen und Projektrisiken: