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Der Projektverlauf / Phasenpläne

Die Logik der Pläne

Für ein größeres Projekt wird nicht nur ein Plan erstellt, sondern ein komplexes System von Plänen. Es gibt unzählige verschiedene Möglichkeiten die Architektur von Projektplänen bzw. die Projektpläne selbst darzustellen. Hier möchte ich in diesem Zusammenhang einige Beispiele und Hilfen geben:

Grundsätzlich sollten sich die Projektpläne an der Struktur des Projektes orientieren. Die Pläne für jeden Teilschritt leiten sich immer aus dem Gesamtprojektplan oder dem vorhergehenden Teilprojekt ab - wird ein Teil geändert, kann dies zu weiterführenden Änderungen in Detail-Plänen führen.

1. Meilensteine (Milestones)

Die meisten DV -Projekte werden in einer definierten Sequenz von Phasen durchgeführt. Die einzelnen Phasen folgen aufeinander in einer festgelegten zeitlichen Reihenfolge. Für jede Phase wird beschrieben:
- Name der Phase
- Durchzuführende Aufgaben
- In sich abgeschlossenes Arbeitsergebnis

Die Gesamtprojektpläne werden jeweils niedergebrochen auf Pläne für die einzelnen Phasen. Das gleiche gilt für das Projektbudget. Nach jeder Phase muss eine Überprüfung (Review) der geleisteten Arbeit innerhalb der zurückgelegten Phase, erfolgen. Das Arbeitsergebnis (Meilenstein) einer Phase muss in sich fertig und abgeschlossen sein. Es darf keine neue Phase begonnen werden, wenn die Vorphase nicht mit einem vollständigen Ergebnis beendet wurde. Ob das Arbeitsergebnis fertig und in der geforderten Qualität erstellt ist, entscheiden nicht die Entwickler und der Projektleiter, sondern der Auftraggeber oder das Management. In vielen Unternehmen gibt es eigene Teams zur Durchführung von Reviews und zur Qualitätskontrolle.

Auch ein "Steering Comittee" kann über den erfolgreichen Abschluss einer Projektphase entscheiden. Die Struktur von Phasensequenzen sieht so aus, wie im Bild unten dargestellt. Ist das Phasenprodukt nicht fertig, oder nicht in der geforderten Qualität, dann dürfen diese Mängel nicht in die Folgephase verschleppt werden. Das Team muss zurück in die für abgeschlossen gehaltene Phase. Es kann auch vorkommen, dass sich bei der Prüfung am Phasenende herausstellt, daß das Projekt undurchführbar oder sinnlos geworden ist. Dann wird das Gesamtvorhaben abgebrochen. Je weiter die Arbeit zu diesem Zeitpunkt bereits fortgeschritten ist, desto größer der Schaden. Wenn das Review den Erfolg der abgeschlossenen Phase feststellt, kann die Freigabe des bis hierher erstellten Produktes erfolgen. Dieser Zustand gilt als Baseline. Es ist die Basis, das Fundament, auf dem die Weiterarbeit in der Folgephase aufbaut. Ohne ein offizielles Verfahren des Change Managements darf nicht mehr auf einen älteren Zustand zurückgekehrt werden. Wenn die Entscheidung gefallen ist, dass die nächste Phase beginnen darf, dann wird das Budget freigegeben. Das Team macht sich nach den Plänen der Folgephase auf den Weg, den nächsten Meilenstein zu erreichen.

Meilensteine im Projekt sind in ihrer Bedeutung den Meilensteinen einer Straße vergleichbar .Am Anfang des Projektes stand allen Beteiligten bereits das Endergebnis, das Projektprodukt, vor Augen. Um dieses Ziel ohne Umwege erreichen zu können, werden für den Weg dahin (hier: die Phasen) "Meilensteine" definiert. Diese müssen erreicht werden, sonst ist nicht mehr sicher, ob das Team noch auf dem richtigen Weg ist.

Beispiel: Hausbau
1. Meilenstein: Grundstück kaufen
2. Meilenstein: Bauplan und Baugenehmigung
3. Meilenstein: Keller und Fundamente bis zur ebenen Erde
4. Meilenstein: Rohbau (Richtfest)
etc.

DV-Projekte verlaufen ähnlich. Welche Phasen und Meilensteine jeweils vereinbart werden, hängt von der Art des Projektes und vom Vorgehenskonzept des Unternehmens ab. Wichtig: hierbei ist, daß jeder Meilenstein messbar definiert werden muss. Es muß uninterpretierbar gemessen werden können, ob das Ergebnis vollständig und in der geforderten Qualität vorliegt.

2. Phasenmodelle

Meiner Meinung nach gibt es kein "einzig richtiges" Phasenmodell. Sie alle wurden in dem Bestreben entwickelt, das Durchführen von Projekten zu erleichtern, die Komplexität der jeweiligen Aufgabe überschaubar zu machen und das Vorgehen durch eine klare Struktur
zu vereinfachen. Es gibt sowohl es immer wieder versucht wurde bisher keinen Nachweis, daß ein bestimmtes Phasenmodell die Erreichung des Zieles sicherer macht als ein anderes.

Es gibt jedoch fast sichere Methoden, den Projekterfolg zu verhindern:

- stures Befolgen der Regeln eines Vorgehenskonzeptes unter Verzicht auf das gesunde Augenmaß
- ungeplantes oder nachlässiges Abweichen vom vereinbarten Weg

- Arbeit nach verschiedenen Phasenmodellen durch die Mitarbeiter des gleichen Projektes

- Arbeit nach einem Phasenkonzept, das weder das Team noch der Auftraggeber kennt oder verstanden hat.

Welches der möglichen Phasenmodelle auch immer gewählt wird, achten Sie darauf:

- daß die Mitarbeiter es genau kennen und sich daran halten
- daß der Auftraggeber weiß, wie Sie vorgehen und welche Zwischenergebnisse oder Berichte wann zu erwarten sind.
-Bleiben Sie immer souverän in der Handhabung des Modells.
Daß Sie zu jeder Zeit den Überblick habensollten wo Ihr Projekt gerade steht, ist ohnehin klar.

Sorgen Sie dafür:
- daß jedes Teammitglied jederzeit ebenfalls den aktuellen Stand kennt
- daß Ihr Auftraggeber den aktuellen Stand kennt.

Ein möglicher Weg zum Ziel:

Das folgende Model "6+1" hat sich in einigen großen Projekten bewährt und wird heute nicht mehr nur in DV-Projekten eingesetzt.

Das "6+1" Modell basiert auffolgenden Schritten:

1. Schritt Orientierung:
In diesem Schritt geht es darum, sich im Umfeld des Projektes fachlich und inhaltlich zu orientieren.
- Worum geht es?
- Was soll gemacht werden?
- Wer will es haben?
- Wie ist die aktuelle Situation?

2. Schritt Untersuchung:
Hier wird untersucht, welche Lösungsmöglichkeiten es gibt, wie diese sich unterscheiden und welche im aktuellen Fall die Beste ist. Es geht darum, festzustellen, wie die Anforderungen gelöst oder das bestehende Bedürfnis befriedigt werden kann und soll.

3. Schritt Funktionsbeschreibung:
Das Ergebnis der Untersuchungsphase war ein Vorschlag für das zu erstellende Projektprodukt. In diesem Schritt nun wird - unabhängig von der technischen Realisierung -aus fachlicher Sicht den zukünftigen Benutzern das Zielprodukt beschrieben.

- Das wird es Leisten.
- So wird es aussehen.
- So wird es benutzt.

Nach dieser wissen die Benutzer und der Auftraggeber, was vom Projektteam erstellt wird. Das Projektteam kennt die Erwartungen der zukünftigen Benutzer.

4. Schritt Design
Nun klären die Spezialisten des Projektteams, wie die Benutzererwartungen technisch umgesetzt werden können. In diesem Schritt werden die Weichen für die Entwickler gestellt.

5. Schritt Entwicklung
Die in der Funktionsbeschreibung vereinbarten fachlichen Funktionen werden nach den Vorgaben des Designs technisch umgesetzt. Das geplante Projektprodukt wird nun gebaut, getestet und dokumentiert.

Am Ende der Phase entspricht es genau der Funktionsbeschreibung. Diese wird gegebenenfalls noch einmal als Benutzerhandbuch sprachlich überarbeitet. Die Inhaltlichen Komponenten des Produktes bleiben unverändert.

6. Schritt: Einführung
Das fertige Produkt wird in die Zielumgebung übernommen und löst dort bisherige Verfahren ab. Aus "offizieller" Sicht ist das Projekt nach dem sechsten Schritt abgeschlossen. Der Erfolg wird nun nachgewiesen. Das Team löst sich auf.

7. Schritt: Aufarbeitung von Erfahrungen
Nachdem die Projektarbeit abgeschlossen wurde, wird in einer Rückschau noch einmal reflektiert:
- Wie hatten wir es vor?
- Wie ist es geworden?
- Was haben wir besonders gut gemacht?
- Was ist uns nicht so gut gelungen?
- Welche Erfahrungen nehmen wir mit ins nächste Projekt?

Und hier noch ein weiteres recht bekanntes Modell das sehr häufig bei kleinen und mittleren Projekten Anwendung findet und sich auch bereits oft bewährt hat:

Phase 1 - Bedarfsermittlung:
Hier werden die Anforderungen untersucht. Welchen Bedarf an neuer oder weiterer DV-Unterstützung hat die Fachabteilung / das Unternehmen? Wie ist die wirtschaftliche Notwendigkeit des gewünschten Produktes? Welcher Nutzen wird erwartet? Welcher Aufwand ist (grob geschätzt) zu erwarten?

Es muß auch festgestellt werden, welche personen und Mittel für das Projekt zur Verfügung stehen werden. Nach dieser Phase soll die Entscheidung fallen:

Wir machen es - Oder: Wir verzichten darauf.

Soll das Vorhaben weiter verfolgt werden, muß der Auftrag für die nächste Phase erteilt werden.

Phase 2 - Anforderungsvereinbarung und Zielformulierung:
In Zusammenarbeit mit den zukünftigen Benutzern wird im Detail festgelegt, welche Funktionen das zu erstellende Produkt haben soll und welche Qualität erreicht werden muss.
Nach diesen Vereinbarungen lässt sich nun schätzen, welchen Aufwand und welche Kosten das Projekt verursachen wird. Entsprechend muss das Budget bereitgestellt werden. An dieser Stelle werden Kosten-/Leistungsverhandlungen mit dem Auftraggeber geführt. Für die Realisierung muss dann ein Auftrag erteilt werden. Es kann allerdings auch sein, dass die Entwicklung für zu teuer oder zu langwierig wird. Dann gibt es keinen Auftrag. Das Projekt wird beendet.

Phase 3 - Planung:
Da nun beschlossen ist, dass das gewünschte Produkt laut Anforderungsvereinbarung erstellt werden soll, können jetzt die Durchführungspläne entwickelt werden. Die Aktivitäten werden festgelegt und bestimmten Personen zugeordnet. Der Personaleinsatzplan richtet sich nach Bedarf im Projekt, sowie nach Qualifikation und zeitlicher Verfügbarkeit des jeweiligen Mitarbeiters. Die notwendigen Ressourcen werden einzelnen Aufgaben zugeordnet. Einer Terminübersicht ist zu entnehmen:
- Was wird wann gemacht.
- Welches Ergebnis (Meilenstein) ist wann fertig.
- Wer ist wann mit welcher Aufgabe beschäftigt.
- Welche Ressourcen sind wann verplant.
- Welche Kosten entstehen wann und wofür.

Außerdem werden Pläne erstellt für:
- Verfahren bei nachträglichen Änderungen
- Qualitätssicherung
- Risikovorsorge
- Benutzerschulung.

Am Ende dieser Phase liegen alle Pläne zur Genehmigung vor.

Phase 4 - Realisierung:
Jetzt geht es an die konkrete Arbeit am Projektprodukt. Es wird ein Design gemacht, es wird programmiert, getestet und dokumentiert. Für den Projektleiter besteht die Hauptaufgabe nun in Kontrolle und Steuerung. Er muss im Auge behalten:

- Sind wir noch zeitmäßig, kostenmäßig und im Hinblick auf die Qualität im Plan?

Ständig sind Vergleiche des Ist (aktueller Stand) mit dem Soll (Pläne) notwendig. Abweichungen müssen erkannt und analysiert werden. Eventuell sind korrigierende Maßnahmen notwendig. Das kann zum Beispiel sein:
- Hinzuziehen weiterer Spezialisten
- Einsatz neuer oder anderer Ressourcen
- Absprachen mit dem Auftraggeber
- Veränderungen in den Prioritäten
- Anpassung der Pläne
etc.

Am Ende dieser Phase ist das Produkt fertig entwickelt und in einer Testumgebung installiert. Seine Funktionalität und Qualität sind getestet. Die Dokumentation für die Benutzer und für das Rechenzentrum (RZ) liegen vor und sind ebenfalls überprüft. Zumindest eine erste Benutzergruppe hat bereits an einer Schulung teilgenommen.

Phase 5 - Einführung
Das Produkt wird jetzt in die Zielumgebung installiert. Es geht in die Betreuung durch das Rechenzentrum über und wird von den Anwendern in der Fachabteilung benutzt. Die bisherigen Verfahren der Fachabteilung werden nun schrittweise auf die neuen Verfahren umgestellt oder abgelöst. In der ersten Zeit stehen Mitglieder des Entwicklerteams als "Stand by"-Betreuer zur Verfügung.

Der Projektleiter weist den Erfolg des Projektes nach. Die Unterlagen (Pläne, Schätzungen, Protokolle etc.) des Projektes werden abschließend zusammengestellt.

Phase 6 - Review
Erfahrungen für die Zukunft werden dokumentiert und verfügbar gemacht. Das Projektteam löst sich auf.

Das darf nicht passieren:
Der geplante Endtermin wird erreicht. Das Produkt ist nicht fertig oder nicht voll ausgetestet. Es wird sofort der Wartung zur "Vervollkommnung" übergeben.

Merksatz: Ein Projekt ist erst zuende, wenn das Produkt fertig ist. "Fertig" bedeutet: Ziele erreicht.